A organização é uma premissa básica para que qualquer rotina de trabalho seja executada de maneira fluida e eficiente. Na indústria, o planejamento de manutenção impacta diretamente os custos operacionais, a segurança dos trabalhadores e a qualidade dos seus produtos.
Planejar faz parte de uma decisão estratégica de prevenção e predição. Isso evita surpresas desagradáveis, como uma máquina estragar e travar toda a sua esteira de produção.
No entanto, o planejamento de manutenção não pode ser feito de qualquer forma. Há algumas boas práticas de mercado que podem ser adotadas para proporcionar alta performance para essa rotina na sua indústria.
Neste artigo, listamos 7 passos essenciais para o seu planejamento de manutenção se tornar referência em excelência na indústria. Aproveite a leitura!
1. Faça o levantamento de dados
Os dados sobre a qualidade da sua operação devem ser transformados em informações para um plano de ação de melhoria contínua. É preciso listar quais são as dores comuns no dia a dia da cadeia produtiva da sua indústria.
Além disso, defina objetivos que devem ser alcançados. Essa ação vai ser essencial para direcionar o desenho de solução, ou seja, o modelo ideal esperado para o planejamento de manutenção. Esse é o momento de diagnóstico operacional.
Nesse sentido, vale cruzar informações como:
valor gasto com manutenções de urgência;
montante potencial perdido em decorrência de maquinário parado abruptamente;
frequência desse tipo de ocorrência.
É interessante também buscar referências no mercado com outras empresas que não são suas concorrentes diretas. O benchmarking é uma ferramenta rica que permite acelerar a execução de projetos por meio da aprendizagem ao trocar informações com negócios que já passaram pelo mesmo processo.
2. Elabore um plano de ação
O plano de ação é como a sua empresa vai construir o processo de planejamento de manutenção. Em resumo, é o que deve ser feito para consolidar essa atividade como uma rotina no dia a dia.
Para que isso aconteça da melhor forma possível, defina e documente as atribuições e responsabilidades de cada colaborador envolvido na construção do processo de planejamento de manutenção.
Outro ponto interessante é definir procedimentos internos de qualidade conforme o tipo de manutenção a ser realizada. É válido também inserir no plano de ação um cronograma do projeto, ou seja, definir uma data que mostre quando cada atividade deve ser entregue pelos participantes.
Crie rotinas para o alinhamento das entregas e adote uma forma de documentação de processos que facilite a gestão do projeto. Exemplos práticos disso são a metodologia SCRUM e o formato de visualização e controle de tarefas em Kanban. Esses dois frameworks podem ser incorporados também após a entrega do projeto como boa prática para garantir a execução do planejamento de manutenção.
3. Invista na capacitação da equipe
Não importa o formato da sua operação ou o segmento industrial, é fundamental investir na capacitação da equipe que vai executar as rotinas. Inclusive, é indicado envolver esses profissionais na construção do projeto de planejamento de manutenção.
Afinal, quem estará no dia a dia executando as tarefas e vivenciará as dores das atividades são os colaboradores. Com certeza, o conhecimento de processo que eles têm vai contribuir muito para construir um fluxo eficiente.
Caso novas soluções sejam implementadas, como maquinários e fluxos, é preciso orientar a sua equipe de maneira contínua. Crie ritos para compartilhar com o time mudanças e novidades. Além disso, tenha ações mais robustas para a educação corporativa.
4. Prepare o cronograma de manutenção
O cronograma do planejamento de manutenção deve estar em um formato que seja de fácil compreensão para todas as pessoas que precisem consultar esse documento. Também é importante definir um colaborador como responsável por manter o cronograma atualizado.
Há plataformas que ajudam muito na gestão de tarefas que podem ser usadas para o seu cronograma de planejamento de manutenção. Entre elas, o Notion pode melhorar o alinhamento de informações e a produtividade dos colaboradores envolvidos nesse processo.
Nessa ferramenta, é possível:
integrar painéis;
delegar aos colaboradores as suas atividades;
visualizar o cronograma como calendário, Kanban e linha do tempo.
5. Acompanhe os resultados
Após a entrega do projeto do planejamento de manutenção, é crucial mensurar a eficiência dessa nova rotina. Afinal, se o processo construído não estiver gerando o retorno esperado, é sinal de que há oportunidades de melhorias, não é verdade?
Para o acompanhamento desses dados, você pode criar painéis simples no Excel ou no Google Sheets. Agora, se a sua operação for mais robusta e houver a necessidade de cruzar mais dados, vale a pena usar ferramentas especiais de Business Intelligence, como o Power BI e o Data Studio.
6. Invista em tecnologia
Já que falamos sobre tecnologia, reforçamos que é essencial contar com recursos tecnológicos que facilitem a gestão. Além da Inteligência Artificial aplicada na análise dos dados, é possível contar com ferramentas de telemetria que vão coletar dados mais precisos sobre o funcionamento do seu maquinário.
Isso ajuda a identificar a necessidade, por exemplo, de uma manutenção corretiva fora do cronograma padrão antes que o equipamento fique ocioso. No mercado, há startups que atuam nesse segmento de precisão. Consulte aceleradoras de negócios próximas na sua cidade.
7. Terceirize atividades
A terceirização resulta em redução de custos para o negócio. É comum muitas indústrias terem prestadores de serviços que realizam a manutenção propriamente dita do equipamento. No entanto, é possível terceirizar inclusive a gestão do planejamento de manutenção.
Contratar uma empresa especializada faz com que o seu negócio foque no seu core business, ou seja, os seus recursos são direcionados para o seu objetivo-fim. Essa é uma decisão estratégica que facilita o dia a dia da gestão.
Seguir o nosso passo a passo e colocar as nossas dicas em prática, com certeza, vai fazer com que o seu processo de manutenções seja mais fluido e menos oneroso para a sua empresa.
Para que o planejamento da manutenção atinja a alta performance, lembre-se de investir de maneira contínua na otimização dos processos e procedimentos internos. É essa boa prática que vai melhorar o ROI (Return over Investiment, ou Retorno sobre o Investimento) de manutenções da sua indústria.